Die Magie von Gruppenentscheidungen

Als Agile Coaches der myToys Shopentwicklung haben wir uns zusammen mit unseren Teams mit der Frage beschäftigt, wie wir Entscheidungen innerhalb von gleichberechtigten Gruppen treffen. Wir haben dafür auf Basis des Konsentverfahrens ein Vorgehen entwickelt, welches wir in Gruppen von bis zu 15 Teilnehmern anwenden. Unser Erfahrungsbericht:

 

Das Gefühl von Unsicherheit nennt sich Verantwortung

Wenn Teams sich beim Delegation Poker immer häufiger auf Werte zwischen 4 und 7 einigen, dann ist dies ein untrügliches Zeichen dafür, dass Entscheidungen zukünftig nicht mehr vom Chef alleine, sonder vom gesamten Team getroffen werden. Wir erhöhen damit bewusst den Grad der Autonomie der Organisation, um uns in komplexen Umgebungen behaupten zu können … so die Theorie. 

In der Praxis bedeutet dies jedoch eine gewaltige Umstellung für uns alle. Bisher wurden notwendigen Informationen fein säuberlich zusammengetragen, damit rationale Entscheidungen von den darauf trainierten Vorgesetzten zentral und möglichst salomonisch getroffen werden konnten. Diese mussten dann, nach einigen Rückfragen, weiteren Detailklärungen und reichlich Überlegung, die notwendige globalen Entscheidung fällen. Ohne diese zentrale Instanz wird die Entscheidung selbst jedoch zum gruppendynamischen Prozess, den Menschen zunächst (wieder) neu erlernen müssen. 

Das zeigte sich bei uns sehr deutlich, indem Entscheidungsrunden eher wie Diskussionsforen anmuteten, Entscheidungen – wenn sie denn überhaupt getroffen wurden – noch nicht einmal bis zur Tür des Besprechungsraums hielten und immer häufiger auch der Unmut über die neu entstandene Verunsicherung lautstark geäußert wurde: „Wer trifft denn hier mal endlich die Entscheidung?“. Unsere Antwort: Wir alle.

 

Entscheiden sollte systematisch einfacher sein als Nichtentscheiden

Als Agile Coaches beobachten wir solche Situationen mit gemischten Gefühlen:
Freude … es funktioniert etwas nicht … es kann nicht mehr von den Beteiligten ignoriert werden … es liegt Veränderung in der Luft … und dennoch stellen wir uns vorsichtig die Frage, ob die Organisation bereits selbst in der Lage ist, eine Reaktion aus sich heraus zu generieren.

Wir selbst kamen so zu dem Impuls, eine systematische Lösung für unsere Organisation auszuprobieren. Die Basis: Konsent. Um diese Grundidee möglichst nahtlos in unsere Abläufe integrieren zu können, haben wir noch ein paar Elemente hinzugefügt. 

 

Das Ergebnis: JUDGE – Just an Ultimate Decision Guide

 

Wer den Impuls verspürt etwas verändern zu wollen, der kann sofort loslegen

Wenn wir innerhalb von Gruppen eine Entscheidung mittels JUDGE treffen wollen, dann stellen wir uns am Anfang 4 grundsätzliche Fragen:

    • Was soll entschieden werden?
    • Bis wann soll die Entscheidung getroffen werden? [Datum und Uhrzeit]
    • Wer entscheidet? 
    • Wer soll über das Ergebnis informiert werden?

Und ja, die Beantwortung dieser Fragen ist natürlich selbst ein Entscheidungsproblem: Wie  entscheiden wir, wie entschieden wird?  Unserer Lösung: Der Entscheidungsinitiator. Wer immer das Gefühl hat, dass zu einem Thema eine Entscheidung getroffen werden soll, kann bei uns unmittelbar in diese Rolle schlüpfen. Er erhält damit von der Gruppe das Recht, den Rahmen der Entscheidung (unsere 4 Fragen) zu definieren. Gleichzeitig jedoch auch die Pflicht, Antworten zu finden, die eine erfolgreiche Entscheidung gelingen lassen.

Sollten andere mit seinem Ansatz nicht einverstanden sein – kein Problem – die Kritik kann im Verlauf des Prozesses immer noch Teil der gemeinsamen Lösung werden.

 

Wenn zwei sich um eine Orange streiten …

Der nächste Schritt ist der Diskurs in der Gruppe. Wir starten immer damit, dass der Entscheidungsinitiator die Rahmenbedingung der Entscheidung der gesamten Gruppe vorstellt.  

Im Anschluss lassen wir die Teilnehmer einmal aufstehen und bitten alle, die sich als Teil der Entscheidung sehen, wieder Platz zu nehmen. Diese vermeintlich unnötige Frage, die am Anfang oftmals kommentierte wurde mit: „Müssen wir das wirklich machen, ist doch alles klar …“ führte dann schnell zur ersten Überraschung, wenn einige Personen im Raum stehenblieben. JUDGE sieht an dieser Stelle nicht vor, was diese Kollegen nun tun. Die Bürde der freien Entscheidung. Wichtig ist uns, dass nur noch die Kollegen am Diskurs teilnehmen, die aktiv gestalten wollen.

Für sie geht es weiter mit der Fragestellung: Was ist dir bei dieser Entscheidung besonders wichtig? Aus welchen Gründen wirst du gegen eine bestimmte Lösung sein? Wo liegt dein Schmerz? Wir lassen hier bewusst noch keine Diskussion zu. Jeder soll zunächst seinen Standpunkt klarmachen können. Tatsächlich fällt es uns an dieser Stelle immer etwas schwer, eine ganz präzise Fragestellung für unserer Teilnehmer zu formulieren. Letztendlich geht es darum, dass jede Person den anderen aus der Gruppe etwas darüber mitteilen kann, aus welcher Perspektive sie auf das konkrete Entscheidungsproblem blickt. Emotionale Antworten wie „… mir ist inhaltlich egal was dabei rauskommt, Hauptsache wir als Team müssen am Ende nicht wieder den Mist ausbaden, den andere verbrochen haben…“ sind ausdrücklich erwünscht. Sie helfen im Anschluss bei der Suche nach einer konsentfähigen Lösung.

Übrigens, mit ein wenig Glück stellen die zwei Parteien, die sich um die sprichwörtliche Orange streiten, an dieser Stelle bereits fest, dass einer der Beiden den Abrieb der Schale benötig und der Andere den Saft. 

 

Das Gefühl der Unsicherheit bitte so ausdrücken, dass andere es verstehen

Ungeübte Teilnehmer sind nun zunächst nervös. Sie sollten und durften bisher nicht über Lösungen reden. Nun kommt für sie endlich der Teil beim dem es darum geht, zum vorab besprochenen Entscheidungsproblem mögliche Lösungen zu beschreiben. Hier ist wieder jeder gefragt. Teilnehmen können (müssen aber nicht) eigene Lösungsvorschläge einbringen. Wir sind davon überzeugt, dass sich der Wesenskern jeder Lösung mit einem Filzstift auf einer DinA5 Karte zusammenfassen lässt. Natürlich können Lösungen im Detail mehr Beschreibung erfordern. Über die hierfür notwendigen Dokumente tauschen sich unsere Gruppen bereits im Vorfeld aus.  Im JUDGE Termin gilt es dann, den Kern jedes Vorschlags in wenigen Stichpunkten zusammenzufassen. Gelingt dies nicht, kann das ein Hinweis darauf sein, dass es noch etwas unausgesprochenes im Raum gibt. 

Sind alle Lösungsvorschläge bekannt, dann geht es nun darum transparent zu mache, wie sich jeder einzelne Teilnehmer zu den Lösungsvorschlägen positioniert. Wir verwenden dafür folgende Skala zum Messen des Wiederstands der Gruppe: 

Ein Konsent für einen Lösungsvorschlag ist erreicht, wenn es kein VETO oder NEED TO TALK gibt. Zum Vergleich – beim Konsens versuchen wir eine Lösung zu finden, bei der alle zwischen STEP ASIDE und SLIGHT CONCERNS liegen.
Nachdem jeder seine Position mitgeteilt hat, bitten wir alle mit einem STEP OUT, NEED TO TALK oder VETO ihre konkreten Vorbehalte zu formulieren. Teilnehmer mit NEED TO TALK bekommen eine Antwort aus der Gruppen und müssen anschließend sofort eine andere Position einnehmen. 

Ein Entscheidung ist dann getroffen, wenn es insgesamt genau eine Lösung gibt, die einen Konsent erreicht. 

 

Magie ist, wenn eine Gruppe mehr kann, als die Summe der Einzelnen

Nun gibt es nach unserer Erfahrung in der ersten Runde selten sofort einen Konsent in der Gruppe. Wir bitten dann alle Teilnehmer gemeinsam ihre Lösungen anhand der vorgetragenen Bedenken zu modifizieren, sodass sie möglichst die vorgetragenen Vorbehalte mit einbeziehen. Teilnehmen können hier natürlich auch neue Lösungsvorschläge einbringen oder vorhandene zurückziehen. 

An dieser Stelle wird es lauter. Es beginnt eine rege Diskussion. Wir versuchen hier der Gruppe zu helfen in dem wir anregen, die Aspekte verschiedener Lösungsvorschläge zu integrieren. Schon in unserem ersten JUDGE Test, den wir mit uns selbst als Gruppe durchgeführt hatten, haben wir an dieser Stelle begonnen, die DinA5 Karten zu zerreißen und neu zusammenzusetzen. Es entstand eine konstruktive Magie, die uns selbst überrascht hat.

Natürlich werden die neu entstandenen Lösungen wieder anhand der JUDGE Skala bewertet. Ein Prozess der sich nun so lange wiederholt, bis genau eine Lösung mit Konsent angenommen ist: Es geht uns darum eine Entscheidung zu treffen, hinter der eine möglichst große Gruppe mit Begeisterung steht.  

Und was, wenn bis zur vereinbarten Uhrzeit keine Entscheidung getroffen wurde? Nun ja, wir glauben tatsächlich fest daran, dass es wichtiger ist eine Entscheidung zu treffen, als eine richtige Entscheidung zu treffen. Wir führen daher einen Würfel mit. Zum Ende des Termins wird die Entscheidung notfalls per Würfelwurf getroffen. Dies wurde bereits zu Beginn der Entscheidungen allen Beteiligten so kommuniziert. Bis heute ist es jedoch nie dazu gekommen, dass wir den Würfel benutzen mussten.

 

Sag nicht Danke, sag Glückwunsch

Das Konsentverfahren, in der Form wie wir es bei uns ausgestaltet haben, erfordert zumindest anfänglich ein hohes Maß an Begleitung. Auch wenn die Methode meist sehr positives Feedback bekommt – „Das bräuchten die mal bei der UNO“ –  so erfolgt die Anwendung in der Praxis bei uns noch nicht selbstorganisiert. 

Wohl wichtiger ist der kleine Schubs der dazu führt, das sich allmählich die Haltung zum Thema „Wertigkeit von Entscheidungen“ ändert. Dazu eine kleine Illustration: In unserer Alltagskommunikation hat sich etwas unmerklich eingeschlichen, dass wir gerne Micro-JUDGE nennen. Bei kleinen Uneinigkeiten, die unbemerkt in Glaubenskriege führen (Diskussion über Farben), fangen wir uns inzwischen gegenseitig ein mit „Ok, ich bin bei JUDGE 2 oder 3“. Das führt dann dazu, dass wir die unwesentliche Diskussion abbrechen und unseren Fokus wiederfinden. Etwas, dass wir so nicht vorhergesehen hatten – uns jedoch in unserem Vorgehen bestätigt.

Mein Glückwunsch für das gelungene Experiment geht daher aus ganzem Herzen an mein Team. Vielen DANK André Schmitz, Francois Canonne, Lars Nebe und Timo Fleischfresser, dass ich ein Teil davon seien durfte. I allways had fun.

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