Requirements Engineering @ myToys IT – methodische Unterstützung in Form eines Workshop

Im heutigen Blogeintrag möchten wir über eine typische Aufgabe des myToys Requirements Management (RM) berichten.

Wir als RM-Team bei myToys verstehen uns als Competence-Center für methodische Ansätze. Hierzu gehören neben der Anforderungsaufnahme vor allem die Unterstützung bei der Strukturierung und Abgrenzung von Systemanforderungen bzw. Projektzielen sowie bei der Stakeholderanalyse.

In Bezug auf die Anforderungseingrenzung wurden wir gebeten einen Workshop für den IT-Einkauf zu moderieren.

Hintergrund des Workshops

Der IT-Einkauf sollte einen externen Auftrag ausschreiben, um die HR Abteilung bei der Erweiterung der HR IT zu unterstützen. Wichtiger Stakeholder war neben HR auch IT-Operations, die einen Teil der HR IT betreiben.

Ein erster Versuch des IT-Einkaufs nähere Rahmenbedingungen und Aufgabenstellung zu erfragen, hatte noch nicht alle offenen Fragen beantworten können. Daher wurde das RM-Team gefragt, im Rahmen eines Workshops mit den beteiligten Stakeholdern – Vertretern von HR, IT-Operations und IT-Einkauf – ein klareres Aufgabenspektrum herauszuarbeiten.

Vorbereitung

Zuerst haben wir in Vorbereitungsgesprächen abgeklärt, welchen groben inhaltlichen Aspekte der IT-Einkauf für eine Ausschreibung benötigt. Danach wurde abgestimmt, dass in dem Workshop lediglich die Rahmenbedingungen für die Ausschreibung erarbeitet werden sollen. Parallel wurde ein entsprechender Termin organisiert. Eine zusätzliche Herausforderung bestand darin, dass die benötigten Stakeholder kurzfristig nur ein einstündiges Zeitfenster für den Workshop zur Verfügung hatten.

Wir standen somit vor der Herausforderung einen Workshop zu konzipieren, der in einem einstündigen Termin den notwendigen Ausschreibungsrahmen herauskristallisiert.

Der Workshop wurde zweistufig konzipiert. Im ersten Teil sollten möglichst schnell wichtige Faktoren abgefragt werden, während im zweiten Teil – mittels Moderationskarten – Erwartungshaltungen und Ziele der Stakeholder ermittelt werden sollten. Für die Abfrage der Faktoren haben wir uns für eine Ein-Punkt-Abfrage entschieden. Diese ermöglicht es Fragen relativ schnell zu beantworten und lässt auch Tendenzaussagen zu. Ziel der Ein-Punkt-Abfragen war es, für die Teilnehmer möglichst verständlich die Ausschreibungskriterien des IT-Einkauf abzubilden. Hierzu gehörte u.a. die Frage, ob es in der Ausschreibung stärker um eine Entwicklungstätigkeit, Projektmanagement oder Konzeptionstätigkeit geht. Die klassische Frage nach „Spezialist vs. Generalist“ fand sich ebenso wieder, wie die Frage nach einem kurz- oder langfristigen Einsatz. Speziell in diesem Fall wurde mit Ein-Punktabfragen versucht einzugrenzen, ob es im Schwerpunkt um IT oder HR Themen gehen sollte.

Die Teilnehmer des Workshops hatten unterschiedliche Hierarchiestufen. Wir befürchteten, dass höhergestellte Mitarbeiter – mit Ihrer Erwartungshaltung und Zielsetzung – bei den Ein-Punktabfragen das Ergebnis verfälschen könnten. Aus diesem Grund entschlossen wir uns die Ein-Punktabfragen als Handout zu verteilen, jeden Teilnehmer einzelnen ausfüllen zu lassen und dann die Ergebnisse zu konsolidieren.

Im zweiten Teil wurden die Teilnehmer gebeten auf Moderationskarten zu dokumentieren, wann aus Ihrer Sicht das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist. Hieraus sollte für den IT-Einkauf verifiziert werden, welche Art von Ausschreibung sinnvoll ist und welches Ziel verfolgt wird. In einer zusätzlichen Frage wurden die Teilnehmer gebeten, ihre Erwartung entsprechend ihrer Rolle im Unternehmen an das Projekt bzw. die Ausschreibung zu formulieren.

Ablauf

Bereits bei der Konsolidierung des ersten Teils stellten die Teilnehmer fest, dass es abweichende Tendenzen bei den Rahmenbedingungen gibt. Bei der Präsentation des zweiten Teils (Erfolgsfaktoren und Erwartungen) zeigte sich, dass es kein gemeinsames Verständnis bei den Erwartungen an die Ausschreibung gab. Während IT-Operations und die HR Leitung vor allem ein Zielbild für die HR IT forcieren wollten, ging es den HR Mitarbeitern vornehmlich um die Lösung akuter Probleme einer HR-Komponente.

Ein Teilnehmer fasste die Situation mit den Worten „scheinbar brauchen wir zwei Ausschreibungen“ zusammen.

Als Moderator haben wir uns entschieden unser bisheriges Konzept abzubrechen, die aktuellen Erkenntnisse der Teilnehmer zu sammeln und gemeinsam nachfolgende Schritte abzuleiten. Im konkreten Fall wurde sich darauf verständigt, zuerst eine Ausschreibung zu der akuten Problemstellung zu starten und nach dessen Lösung den Blick auf ein Zielbild für die HR IT zu legen.

Erkenntnisse

Dieses Beispiel zeigt einen zentralen Aspekt in der übergreifenden Arbeit auf. Persönliche Absprachen und Diskussionen zwischen verschiedenen Stakeholdern suggerieren im Zweifel nur ein potentiell gemeinsames Verständnis. Beteiligte Stakeholder „füllen“ Verständnislücken mit eigenen (nicht kommunizierten) Erwartungen.

Ein methodischer Ansatz kann dann einen Mehrwert generieren, wenn er so konzipiert ist, dass nicht kommunizierte Erwartungen offengelegt werden. Wichtig für ein nachhaltiges Ergebnis ist, dass die Teilnehmer selbst die „Lücken“ in ihrer gegenseitigen Erwartungshaltung erkennen.

Des Weiteren verdeutlicht dieses Beispiel, dass für ein gemeinsames Verständnis verschiedener Stakeholder nicht zwangsläufig mehrstündige Workshoprunden erforderlich sein müssen, sondern es manchmal nur eines Impulses oder Offenlegung der bisherigen Erkenntnisse bedarf.

Last but not least sollten sich Moderatoren trauen, im Zweifel von ihrer Agenda und Zielsetzung abzuweichen und auf die Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen.

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